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如何開一個高效的工作會議?

作者:
安徽新天源建設咨詢有限公司
最后修訂:
2020-06-03 10:16:11

摘要:

導讀:管理者最喜歡開會,但是開會只能意味著你比較忙碌,不能意味著開會是有價值的。如果開會不能產生價值,它就沒有意義, 我稱之為“虛假繁忙”。會議工作的方法是一個很普通的技能,但是很多人不太會。本文給大家簡單介紹怎么把一個會開好。




01

會議必須解決問題


一定要明確,會議不是拿來討論問題的,會議必須拿來解決問題。


如果你有了解決方案,希望大家表達意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會。開會是達成共識,而不是討論問題,因為開會討論問題不會有結果。


因此,會議必須要有一個很明確的主題,而且所有圍繞這個主題的資料要提前準備,沒有準備的會議就不要開,這是一個非常明確的要求。


如果這個方法論不做好的話,公司的整個效率都會低下。會議的工作方法決定公司兩件事情,一個是效率,一個是品質。工作效率和工作品質就由會議方法論決定,一定不要小看這個會議的方法論。



02

會議由項目負責人主持


開會誰來做主持人?一般來說解決問題的負責人來做主持人,因為只有他才會想盡辦法讓這個會議有結果。如果不是對這個問題負責的人來主持,他就按流程把會議主持完,但是他絕對不關心會議的結果。這在方法論上是一個極大的錯誤。


很多公司開會很喜歡讓老板來主持,我建議除了戰略會之外,老板都不要主持,因為只有戰略會是老板的責任,其他會都是別人的責任,應該讓別人去做。比如說產品會、經營會,其實都不需要老板主持,就應該是那個主負責人去主持。


03

 明確4個時間


會議的所有時間要約定下來,這包括4個時間:


1.開始和結束的時間。


2.發言的時間。


3.與會者決議達成共識的時間。


4.行動方案確認的時間。我最怕大家開工作會議就是只出一個決定,這樣遠遠不夠,一定要把行動方案也確定下來,就是做什么不做什么,都要確定下來。


還有一個特別請大家注意的,一個有效的會議建議不要超過30分鐘,最長就是40分鐘。很多公司最喜歡開的都是幾個小時的會,只有什么時候開那么長的會議?一個是戰略會議,戰略會議一般會封閉兩三天,另一個就是半年度會議或者是年度會議。除此之外,日常會議都不要超過40分鐘。


為什么要這么短?兩個原因,第一個原因就是來開會的人基本上都在重要崗位,開得越長,公司的成本越高。第二個原因就是解決問題的會議跟時間長度沒關系,跟前期準備有關系。前期準備得越充分,會議效率就會越高,所以日常會議一定要短。


04

開會的核心是談行動方案


開會的目的是要解決具體問題,因此,開會的核心主要是談行動方案,不是談觀點,也不是談問題。


05

會議要得出結論


會議開完了,一定要下結論。如果議而不決,甚至經常無法把會議進行下去,經常跑題,經常爭論并堅持各自的見解,恐怕就無法進行有效的決策了。我建議大家調整成這個樣子:日常會議開完,大家都清楚要做什么,然后就去做了。


06

關于顧客價值的會議


當我與企業的管理者在一起的時候,我總是建議他們可以做一件事,在公司中開三組會議:


第一組,和核心管理層開會,回答我們公司創造的顧客價值是什么?


第二組,和做產品研發的人開會,問他們,做產品研發時,你覺得公司的顧客價值是什么?


第三組,和銷售人員開會,問他們在做市場時怎么介紹我們公司創造的顧客價值?


為什么要開這三組會?因為我們在經營中比較容易犯的一個錯誤,就是整個公司傳遞的顧客價值不一致。決策層認為公司最核心的價值是這個,研發人員在設計產品時對核心價值的理解是另外一個,銷售人員傳出去的核心價值又是完全不一樣的。


我做過300家企業的調研,發現顧客價值在內部傳遞都有非常大的偏差,更別提到消費端了。當這個偏差非常大時,內部的損耗就會非常大,在經營上就會出很大的問題。


很多公司都沒有關于整個公司價值討論的會議,幾乎全部開的是管理會議,開會討論最多的是:預算有沒有完成?完不成的原因是什么?下個月打算做什么?做到的原因是什么?下個月再開會分析做不到的原因是什么,就這樣一直開到 12 月。這其實就是損耗,對經營沒有任何幫助。


因此我建議公司應該先開這三組關于顧客價值的會議,開這次會要讓全公司上下對于顧客價值的認知保持一致,如果對顧客價值的認知不保持一致,企業的損耗就會非常厲害。(本文完)



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